【上司必看】管理下屬的5個重要技巧

談到管理下屬的技巧,最首要的一點就是建立關係。與上司相處愉快、關係穩固,是下屬積極工作的動力之一,也是他們面對挑戰時的重要支柱。作為上司,可透過實踐和經驗,慢慢琢磨這項人際關係的技巧。下文列出的5個管理下屬的要訣,有助上司打造美好的團隊關係,發揮下屬的工作潛力!

1.表示信任

信任是關係的基礎。對工作關係而言,上司的信任有助下屬建立自信和歸屬感,是長遠而必要的管理策略。對下屬表示信任,包括以下幾點:

‧ 一諾千金。像「狼來了」的故事一樣,如果你的承諾經常變質的話,下屬自然會對你失去信任。不要輕忽任何大大小小的承諾。

‧ 讓下屬有足夠時間完成工作。時不時就檢查下屬進度的管理方式,只會向他們傳達「不信任」的訊息。如果你擔心員工無法完成任務,便給他們清楚的指引,或安排其 他同事幫忙,切勿掉入「微管理」的陷阱。

‧ 承擔合理的風險。若有下屬希望挑戰新的領域,或提出嶄新的意見,在合理的風險之下,成全他們是信任的表現之一。

‧ 讓下屬了解決定背後的理據。黑箱作業很容易引起下屬的猜疑,讓人覺得上司有偏見,行事獨斷。相反,清晰而透明的溝通,能增加信任。

2.具同理心的意見

提出有見地和令人受落的意見,是管理下屬的重要技巧之一。員工其實很需要知道上司的看法,但不留情面的批評,只會打擊他們上進的的鬥志。坦誠不代表要無情,同理心不代表要扭曲事實。

向下屬表達意見,目的是要幫助對方,而不是發洩自己的不滿。所以,提議下屬作出改善時,除了心平氣和,還要記得讚賞他們表現良好的一面,並給予具體的改進方案,讓他們覺得被尊重。

3.鼓舞別人

良好的管理能推動下屬改變行為,要做到這點,先要懂得如何激勵別人。一方面,你必須對自己和員工的情緒有敏銳的觸覺,另一方面,你要善於有條有理地講解自己的想法。融合這兩個元素,才能有效激勵士氣。有情無理的領導方式純屬操控,令人反感;有理無情的手法枯燥乏味,沒有聽眾。舉例來說,出色的上司在分配新的工作時,懂得如何引起下屬的興趣(如自我提升、晉升和報酬等),並讓他們了解工作的細節,令整個工作團隊同心協力,一起完成目標。

4.適切的讚賞

讚賞除了有鼓勵的作用,更能挽留人心。不過,要用得恰當才有效力。空泛的讚賞,說了等於沒說,對下屬沒有任何鼓勵作用。善於管理下屬的上司,清楚知道下屬獲分配了什麼工作,他們花了多少時間完成,以及其工作的成果等等。到了表揚員工成就的時候,這些上司能具體列出下屬值得讚賞的地方。這種個別而仔細的觀察,能在員工心中留下深刻的影響,也能充分發揮讚賞的力量,拉近上司與下屬的距離。

5.分配工作

拆分工作很容易,但分配工作卻不簡單,要按着員工的興趣和能力來安排。此外,上司還要留意公平的問題。如果你太倚重表現卓越的員工,他們不久便會筋疲力盡。這樣做其實兩邊不討好,無論是被器重的或被忽略的人,都會因為各自的原因而對公司不滿。上司要懂得用人唯才,同時勇於發掘員工的潛能,給有上進心的人提升實力的機會。

圖片來源: FREEPIK